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“人生的悲剧并不在于生命短暂，而是碌碌无为”
“The tragedy of life is not that it ends so soon, but that we wait so long to begin it.”
- W. M. Lewis
设法去简单地改善自己生活，遇到的一个最大的问题就是你好像总是没有开始去做。你总是对自己说：“还没有到时间”。
有时候可能确实没到时间，但是有时候这只是你拖延的其中一个理由。因为在你打算开始做一件事情的时候，总是会有来自内部和外部的阻碍。
如果你在开始做事情上有一些困难，可以试试下面的这些方法，希望能对你有所帮助：
1.
选择你确实想做的事情（Choose something you really want）
一直说在做某件事情，不过看起来好像总没开始做。其中一个原因是你没有把心思投入进去。
如果你设置了一个目标，但这个目标并不是你自己的目标，那么这个目标就很难达到甚至很难开始去做。
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如果你意识到这个目标是你周围的人-父母，老师，老板等给你设定的，那么你可以在合适的时候，消除这些目标，然后给自己设定一些自己想去做的目标。或者，你可以找让自己实现这些目标（并不是你周围人设置的目标）的动力和理由，这会让你从别的视角看待你的这些目标，而且你会觉得很有动力去实现它。
2.
研究相关事项并制定一个计划（Research and make a plan）
在开始做一件事情前，所有的不利因素和可能出现的问题都停留在我们的头脑里。这些因素和意见可能是建立在你听到的一些人或一些事情上的。
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“小马过河”的故事大家都应该知道。不管什么事情，只有自己做了才真正能成为自己的经验。
为了开始做你想做的事你应该自己做一些研究，通过看书、google或者问一些做过和你想做的事情类似的人。通过做一些研究，你也可以减少来自自身的阻力和焦虑，同时也会发现一些积极的方面。在你对你所要做的事情有了一些研究，并知道一些如何实现它的方法后，你就可以制定一个计划了。把开始时间，要做什么，怎么做，花费多长时间清晰地理出来，写下来。这样你的那些没必要的担心和消极的情绪就不会再拖延你的开始了。
3.
问自己最坏的情况可能是什么？（Ask yourself: What is the worst that could happen?）
在你做了一些研究并制定了计划后，你可能已经少了很多无谓的担心和焦虑。如果你仍然觉得你还是不能开始做事，那么问问自己：最坏的情况会是什么?
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在开始做一件事情前，很大一部分恐惧来自于你对所要发生的事情的不切实际的幻想。但是如果你真正地想像一下最坏可能会发生的情况，并对这种情况制定一个应对的计划。你将会意识到，不论你担心害怕的是什么，你大不了会又一次重新回到平常的生活中。
4.
选择容易实现的方式（Make it easy on yourself）
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你没有必要把事情想得过于复杂。用适合自己的容易的办法将会让事情更容易开始。
例如：与其在健身馆买一张会员卡，花20分钟去那里锻炼，倒不如在看电视，打游戏或者看书的时候就顺便锻炼。
5.
给自己打气（Pump your emotional state）
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如果你要做的事情之前从未进行过尝试，你可能需要给自己打打气，以便调整好自己的精神状态。例如，你第一次进健身馆，可能有些紧张。这时你可以听一些音乐，放松自己。有些时候，可以试着改变自己的生理习惯看看自己的感觉有什么变化。
6.
从别人那里得到鼓励和帮助（Find encouragement and help from other people）
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例如，你也许在健身馆里找到和你一样想开始锻炼的伙伴。那么你们可以互相激励来坚持锻炼。
不过，如果你没有其他朋友和你一起做这件事，也不要苦恼，不要让这成为你开始做事情的障碍。
你可以通过阅读一些励志类的博客，论坛，或者把自己的事情写在博客里，这样也会得到别人给你支持和帮助。
7.
只要你开始做（ Just do it）
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如果你只是坐着想，一天天过去了却还没有开始。那你就应该停止你的这种“过虑”，让你的脑子歇一会，不用考虑那么多了。去整理整理衣服，给别人打电话，或者其他任何你想做的事情都可以，只要你开始做。当你的想法和感受让你觉得踌躇不前的时候，我觉得你应该停止理会你的想法，关键是开始行动。
8.
学会时间管理（Learn about time management）
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“生活就是充满了种种意外”
生活中的临时突发事件是层出不穷的，其实总结下来，就下面这一个原因：
·
人是群居动物，人生活在社会中，这就决定了你的时间有一部分是需要由别人决定的。
举个例子来说：
你本来打算周一早晨在办公室完成一个采购计划，但周六晚上领导给你打电话说：“小X，下周一到河北出趟差，搞定XXX项目”这时候你能怎么办呢？难 道你要告诉领导：“对不起，我打算下周一写采购计划的，你应该在我上周制定这个计划的时候通知我！”领导会告诉你：“对不起，我的公司不需要你这样的可怜虫”。
这样的例子恐怕读者你能举出更多。。。。
呵呵，让我们还是聊聊如何应对生活中的临时突发事件吧～
“两分钟原则”仍然有效
当临时突发事件估计完成时间在两分钟之内的话，还是立即去完成他，比如说：
·
打一个回访电话
·
给老板冲一杯咖啡
·
到隔壁办公室取一份文件
·
让XXX编写项目计划
·
上厕所。。。。
这样做的原因是：
2分钟基本上是一道时间分界线，即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说，这是一条提高效率的捷径
—-David Allen
这里面需要注意一个问题，如果上面交代下来一件突发事件是需要别人完成的，那就第一时间安排出去，这和其他依照“两分钟原则”处理事情不同的地方在于：
需要花费一点时间写在你的waitting for清单里
。
我的临时突发事件处理流程：
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临时事件处理的好不好，首先得看我们的评估能力，根据“四象限”法则，我们将临时事件分为：
·
重要而且紧急
·
重要但是不紧急
·
不重要但是紧急
·
不重要而且不紧急
一般情况下，我们需要优先处理的象限是：
重要而且紧急，不重要但是紧急
。
不需要优先处理的临时突发事件就将他当作一件Stuff放入收集篮
。
如何保存当前工作的进度
如果经过评估，临时突发事件确实是一件需要优先处理的事件，我们应该做下面几个工作以保证我们不会丢失当前手头工作的进度和思路，
给大脑来个快照
：
1.
当前工作进度。你手头工作做到什么程度了？
比如说：正在远程处理某客户的软件问题。
2.
目前的想法。你对手头的工作目前有什么想法？
比如说：有可能是客户下载了某杀毒软件或者中病毒
3.
打算如何处理。你手头工作打算如何处理？
比如说：如果自己解决不了就只能上门服务，或者转交给他人
4.
有条件就录音
。把大脑里所有关于手头工作的东西全部说出来。
5.
下一步行动。关于收统工作的下一步行动是什么？
比如说：关闭所有可疑进程，然后打开软件再测试一次。
保存完当前工作的进度之后就可以开始着手处理临时突发事件了。
临时突发事件是我们都非常讨厌的事情，生活中偏偏经常遇到，就像
GTDLife交流圈
里的朋友和我们分享的IBM广告词：
要把变化作为计划的一部分
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事情有变化在所难免，但不应该成为拖延的借口。
想想你是不是很多次决定要看完一本书，但是没有坚持下去？
决定今天要完成某个目标，但是把时间不自觉地浪费在上网和发呆中？
觉得每天都过得差不多，很长时间没有看到自己的进步？
那么，停止这种浪费时间的行为吧，找出问题所在，让自己把该做的事情都按时做完。
1.
知道自己为什么会拖延？
你是否总是在担心完成不了任务？
你是一个完美主义者吗，总是希望事情能都做得百分百完美？
你是不是把事情的每一个小部分都安排好以后才开始工作？
你是不是很容易心烦呢？
你是不是很懒惰？
2.
把你认为可能的原因都列出来，看看哪些是导致你拖延的主要因素。然后试着用下面的方法改善你做事的方式。
3.
将一件事情分割成几个小部分
这点看起来容易，但是需要经验，因为分割后的每个小部分之间并不一定是完全独立的，可能需要你在做这个部分工作的同时，也要想到其他部分可能发生的情况。
在每个小部分完成后，还需要花点时间把它们合起来。
4.
限定完成期限
如果你是一个没有什么时间观念的人，可以试试给自己强行制定出一段时间需要完成的任务。例如，在接下来的一个小时里，我要看完10页书。
5.
分时段工作，不要连续工作
注意劳逸结合，尝试用一到两个小时努力工作，搞出成果，然后给自己一个短暂的休息。不要持续拼命地工作，这样做未必有最高的工作效率。
6.
从最简单的方面入手
如果一项任务既庞大又复杂，让你觉得无从下手。那么你可以试试从最简单的方面入手，循序渐进。这样既可以节省时间，而且不会让自己有借口拖延。
例如，如果你要写一篇学术性的****，发现导论很难写，那么你可以先写****的正文部分，或许写完正文，你的导论也就轻车熟路了。
7.
让别人一同参与
和你的家人，朋友或是同事打个赌，让他们证明你会在特定的时间完成了你的工作。或者用别的方式让自己克服懒惰，对应该完成的工作负起责任。
8.
尽可能排除干扰
如果你觉得做事情时总会受到干扰，试着找出原因，尽量排除干扰。或者搬到一个你可以专心做事的地方。如果你需要很专心的环境，关掉电视，电话，收音机和任何会让你从工作中分心的东西。
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一整天都忙忙碌碌。不停的接电话，开会，还得花时间阅读回复邮件，甚至还需要处理一些随机事件。虽然你这么忙，但是似乎感觉还远远没有做完，等到你刚做完，这时已经应该回家了。
从繁忙的工作中解脱，但是回到家后，混乱仍然继续……
你总是看上去很匆忙，总有做不完的事情，时间总是不够用。现在该是时候整理一下了，你应该知道产生这种混乱和繁忙的原因，并着力改善这种状况：
1.
分析目前你对时间的使用情况（Analyzing your current use of time）
每天时间都会一分一秒地过去，而你却没有意识到它去了哪里。试着做一个时间花费表，你会发觉你花了很多时间做了的事情，其实根本用不了这么多时间。你可以看到有些电话没有必要打，对有的文件没有正确理解，会议比预期的还长……
2.
减少做浪费时间的事情(Cut back on time wasters)
当记了一段时间花费表以后，大多数人会被每天浪费的时间震惊。做什么事是浪费时间，什么不是浪费时间，大家都持有不同的见解。这取决于你，因为每个人的习惯不同，看待事情的角度也不同。例如如果你觉得过度的看电视，玩游戏和上网是浪费时间的事情，你可以试着安排一小部分时间在上面，也不要完全放弃掉。
3.
你不可能有时间做所有的事情（You don’t have time for everything）
是不是给你分配什么工作你就做什么，很少说不？你要清楚自己要做什么，打算所什么，不要觉得因为其他的事情而有压力或者内疚。
人们都有各自的需求，而且不会经常和你的一致。你应该学会处理什么时候可以答应替别人做事，什么时候拒绝。到底该不该在这个人身上花费时间，你必须有自己的行事准则和优先顺序。有时候你必须小心处理别人的要求。但是当你权衡情况并作出决定说不的时候，就不要犹豫！
4.
不要追求完美（Perfectionism）
当事情做得95%完美的时候，你会不会花更多的时间做到100%？你会注意其他的细节，并试着花更多的时间和努力把事情做得更完美吗？
想要把事情做得十分完美，这需要付出很多的时间的努力。做到100%完美会给你带来巨大的压力，而且这也是不切实际的，尽你最大的努力把事情做得更好就可以了。
5.
委托给别人（Delegate Tasks）
如果你不愿做或者耗费时间的事情，想雇佣其他人为你做，而且你觉得这样的做的代价可以接受，那就去做吧。一些比较枯燥乏味的事情，例如洗衣服，清洁房间等，不仅耗费时间，也耗费精力。
你也可以把零碎的家务分担给每个家庭成员，在减轻你的压力的同时，你也让你的孩子们学会了一项伟大的品质-责任。
6.
设定时间限制（Set time limits）
如果你经常工作到很晚，甚至周末也得工作。那你应该给自己设定一个时间界限。超负荷的工作往往会适得其反，试着按时完成工作下班，享受属于你的周末时间。
7.
东西放在该放的地方（Have a place for things）
摆放东西时，一定要让东西容易找到。花时间在寻找东西上不仅仅是浪费时间，也会让人觉得恼火。把东西放在该放的地方，这样你不用花时间去想它到底在哪，生命如此短暂，就不要浪费时间了！
8.
安排放松的时间（Schedule fun time）
追求成功的人往往忘记给自己预留一部分放松的时间。虽然理想的情况是在工作的同时，享受工作的乐趣，但是大部分人的工作总不那么令人满意。或许对你来说，自己支配的时间才是真正的放松时间，例如，你和你的孩子们在一起的时候。
人们往往用“事半功倍”和“事倍功半”来形容一个人办事效率的高低。
为什么有的人每天拼命学习，而有的人该学的时候学，该玩的时候照样玩？为什么有的人总有干不完的活，加不完的班，却没什么进步？
当人们想方设法利用自己的时间，提高工作效率时，往往容易走向下面的几种常见错误：
1.
承担的太多
虽然你能够通过提高自己的效率和能力，来承担更多的工作，但是不要做的太过头。你做的太多，会造成很大的压力并且会降低你的工作效率。
当你觉得自己承担的事情过多的时候，你至少可以做下面的 3 件事情来帮你保持工作效率：
o
学会说“不”
给自己设置底线和限定。如果你不这样做，那么其他人可能会觉得既然你还有时间和精力，那么就会继续把更多的活交给你干。
o
寻找别人的帮助
就像学会去说“不”一样，寻求别人的帮助也是很难的。但是，如果你快要被繁重的工作埋住的时候，这还是有必要的。
o
80/20原则
也许你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原则找到你认为最重要的那些工作，在这些工作上花费相对多的时间。相反，在其他相对不是很重要的工作上花费相对少一点的时间。就像你整理橱柜一样，当你整理完的时候，你会惊奇地发现多出来很大的空间。
2.
做事之前不计划或欠考虑
如果在做事之前不计划，那么你将需要花费更多的时间和精力来完成它。相反，如果花一些时间来计划一下，通过Email 、电话询问和确认你做的事情。这样可以节省很多时间，也可以避免返工，同时会让你对事情的进展做到心中有数。
你可以准备一张纸或者在电脑里新建一个文档，然后开始考虑你将要着手去做的事情。如果有必要的话，上网或者看书来查找资料，或者请教周围做过类似事情的同事，试着找出影响事情进度的“绊脚石”。
3.
使用太过复杂的时间管理工具
使用时间管理工具可以帮助你更好地规划和利用时间，从而提高工作效率。但是如果你的时间管理工具太过复杂，以至于你还得花费额外的时间来维护你的时间管理系统。那么还是推荐你尽量使用简单的时间管理工具，不要特别在意时间管理工具的功能是不是很强大，够用就行。对于一般人来说，可能只用一个To-Do List 就足够了。
附：
To-Do List工具(来自: 小众软件)
，
Tadalist
4.
看起来很忙却没有效率
这说明你没有把你的工作按照
优先级
和
紧急程度
规划好。
如果你花费了很多的时间和精力在并不重要的事情上时，你当然会觉得自己在瞎忙。
不过，有时候你还是不得不去做一些无聊、重复性的工作。这时，你可以试着将它们集中起来，一起做完。这样一来，处理单个事情的效率就提高了，同时也为更重要的工作节省下了时间。
5.
同时做多件事情却没有效率
对有的人来说， 同时做多件事情（Multitasking）确实能够提高工作效率。不过，人与人是不一样的。如果同时做多件事情，到最后完成的少，本来应该完成的事情却耽误了，而且让自己更有压力的话，还是试一下同时只做一件事情（Singletasking）吧。把精力放在当前做的事情上，一直坚持做完。开始的时候可能会有点困难，但是多做几次，你就会很容易熟练使用它，而且事情也会更高效地完成。
在你同时只做一件事情时，最重要的是有一个安静、专心的环境，不要被其他零碎的小事打断你当前的工作。例如，你可以整理一下办公桌，避免因为
乱糟糟的环境
响你的办事效率。同时，其他零碎的小事，可以集中起来，一起完成。
6.
不勤于记录
永远不要相信你的记忆力超乎常人，下面是几个让你养成做记录习惯的理由：
o
你需要将你的想法和点子记录下来，以防忘记。如果你不记下来，你将会失去很多重要的想法。
o
如果你把想法记录下来，你可以方便地用你记录下来的想法为基础，来分析考虑其他事情。这样比直接借助你大脑中的记忆来分析是不是更轻松一些。而且你也会对你思考的事情看得更清楚。
o
像上述“看起来很忙却没有效率”，那么你可以用一张便条纸或者用屏幕保护来提醒自己该做什么事情，什么事情是重要的。
7.
不注意休息
机器用一段时间还需要休息，何况是人呢。如果你累了，就应该休息，否则你的工作效率肯定会降低。与其把时间浪费在低下的工作效率上，还不如抽几分钟出来散散步，吃点东西，或者让自己稍微休息一下。
如何平衡工作和休息
，需要自己实际中去感受。
健康、高效的工作，时间管理是很重要的一个技巧。时间一分钟一分钟流逝，就像水桶的底部如果有一个小洞，水很快就会漏光。如果你不能很好地管理自己的时间，你的付出和收获就永远不会相称。
计划时间：
要想合理利用时间，就需要先对每天的工作做一个计划。
1.
确定工作的优先次序
。
通常作计划的原则是：先做最重要的事情。所以，首先要决定工作的优先顺序：
1.
重要而且紧急
。
这些工作应列第一位，必须立刻去做。
2.
重要但不紧急
。
这些工作则在第一种之后。
3.
紧急但不重要
。
在确定优先次序是，还需要考虑到各项工作之间的依赖关系，综合来确定最优的次序。
2.
估计每项工作所用的时间
。
根据以往经验，或者请教周围的人，估计每项工作需要的时间。考虑当前工作任务需要依赖的其他任务的情况。
利用时间：
人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。
1.
用大部分时间去处理最难办的事情；
2.
合并类似的工作；
3.
不要相信自己的记忆，要列一个清单；
4.
排除干扰因素；
5.
寻找解决问题的捷径；
6.
减少不必要的报告文件；
7.
把待阅的文件（或邮件）减少到最低限度；
8.
适当减少会议；
9.
学会说不；
总结工作：
1.
做完一项工作，和预期的时间作比较，分析自己利用时间的情况。
2.
如果时间还有剩余，你可以利用这点时间休息一下，或者是把时间挪到其他任务上。
3.
完成需要的报告。
4.
根据任务的完成情况，重新调整计划，或者制定下一步的工作计划。
忠告：
2.
合理利用时间，劳逸结合。每隔1-2个小时，应该起身活动一下，不要老对着电脑屏幕。
3.
保持心情愉快，遇事要冷静。
生活拒绝空虚，如果你有较多的空余时间，可以尝试去做一些有意义的事情。
1.
写日记。
写一写你的生活，你的想法，你以后的打算。
2.
改变健康状况。
定期做一些体检，或者给自己订一个
锻炼身体
的计划。比如，每周三次，每次出去逛 30 分钟也是一个很好的开始。
3.
加入志愿者行动。
上网看看你周围有没有志愿者组织，加入他们。把你的时间和经验回馈社会，贡献多少随你。
4.
培养个人爱好。
做你喜欢的事，如果找不到什么爱好，可以试着想一下小时候对什么最感兴趣，然后结合你的现状，培养自己的兴趣。
5.
多读书。
不要整天上网，看电视了，这些是消磨时间的、没有意义的事。多看看书，把你的看书感受写下来。或者加入书友会，和大家一起交流。
6.
养小动物。
从当地的动物庇护所，领养一只宠物。帮助小动物也是为社会做贡献，而且你也有人陪了。
7.
种些花草。
找一个小花盆，自己种一盆花。或者直接买栽好的花，你可以在空余时间照料它，等它开花的时候，你就能感受到自己多么有成就感。
8.
整理你的房间。
有空的时候，就整理一下你的生活环境，
平时注意保持整洁
。有时间的话，你也可以试着重新设计一下自己的房间，摆放一些装饰。
9.
提高自己。
去一些继续教育机构，参加你感兴趣的进修班，提升你的基础知识，或者学习从未接触的新知识。
忠告：
1.
如果不能马上出成果，不要着急。万事开头难，慢慢你就会有所收获。
2.
不要过度利用空余时间。这样就不叫空余时间了，你也享受不到空余时间带给你的乐趣。
3.
你是时间的支配者。时间是你的，你可以决定用你的空余时间去做你想做的事，其他人的意见仅供参考。
4.
如果你打算写日记，不要拘泥于标点、字迹以及你使用的修饰，除非你打算提高自己的写作水平。你只需要写你想写的任何事情，以任何形式。
5.
如果打算锻炼身体，并制定一个计划。最好在实施之前上网查看相关资料，或者找医生询问建议。
你是否最近因为工作原因造成压力过大？想要休息放松一下，却又不能放下手头的工作。下面的文字将会告诉你怎样去平衡工作和休息。
1.
每天额外抽出 10 分钟左右的时间（可以在早晨或晚上），坐下来，放松自己，不要去想任何问题。
2.
合理分配时间。计算你每天的时间安排，制定适合你的时间表。要确保你的休息时间和工作时间是成正比的。
3.
不要放弃你的业余爱好。比如：骑车、打球。
4.
劳逸结合，享受生活。
让你的身心得到放松，能够改善你的工作生活。这会让你减轻压力、心情更加舒畅。如此循环，能够促进你的工作效率。如果你有休假的机会，一定不要放过，去任何你想去的地方。
5.
不要在工作时间给自己太多休息时间，毕竟，工作是主要的。
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是不是厌倦了没有成效的生活？一天下来，觉得自己没有做出什么成绩？日复一日，你时不时感觉自己所做的事情就像转同一个轮子？
想让自己的一天过得充实，你需要做的不仅仅是在工作时间努力。
养成好的生活习惯，会帮助你在工作和其他生活方面取得显著的成效。
睡觉前
1.
把你明天需要穿的衣服，在你旁边放好。
2.
把你要吃的早餐从冰箱里挑出来。
3.
稍微整理一下卧室。不需要太多的整理，睡觉的时候了，不是大扫除的时候。所以，把你的袜子整理一下，床稍整理一下。好让自己有个舒适的睡眠环境。
上班前
1.
整理你的床铺。保持生活环境的整洁是你每天要做的事，不要老想着某一天一起”大扫除“。
2.
把晚饭需要解冻的食物从冰箱里拿出来。（如果你不做饭的话，可以不用考虑。如果没有冰箱，也不用考虑。）
在办公室
1.
习惯去写一个TO-DO List，看看今天必须要做的有哪些事。可以写在笔记本（Notebook）里，也可以使用网上的一些 TO-DO List 工具。
2.
按照事情的紧急程度，把 List 里的事情排一下序（后面会介绍如何排序）。
3.
完成你要做的事情，把完成的事情从 List 里划掉，然后把剩下的事情或者新增加的事件按照上面的办法重新排序。
4.
下班前收拾好自己的办公桌，毕竟
乱糟糟的工作环境
会大大的降低你的工作效率，也会影响你的工作情绪。
下班后
1.
稍微放松一下，感受自己经历了有成效的一天。
2.
如果自己做饭的话，准备晚餐。享受晚餐。
3.
准备明天早上的事情。你可以通过查看你的日程（Calendar）,或者查看 TO-DO List，看看明天需要做什么事情。
4.
重复“睡觉前”的步骤，确保你明天也是卓有成效的。
提示
·
下面是做TO-DO List的一些方法，你可以按照类似的优先级划分要处理的事情：
o
A - ”今天必须做完的“。
o
B - ”这周必须做完的“
o
C - ”最后必须完成“ 或者说 ”这周不用完成，但是以后必须完成“
o
D - ”可能需要完成“ 或者说 ”近期不需要完成“
·
在你写必须做什么事的时候，也把你想要做的事加到列表中，还有那些能够帮助你更好地完成任务的其他事情。
·
从报纸或者杂志上，剪下感兴趣的内容，并收集起来。这是一个很好的获取灵感和兴趣的办法。同样，你也可以从互联网、博客上把有趣的东西摘录下来。
·
养成好的生活习惯，例如，你可以看看周围哪些东西符合你的要求了：床是整洁的、桌子是干净的、明天要穿的衣服也叠放好了、衣服也洗好了、下一顿饭的材料也准备好了…时间久了，你就会自然而然地养成检查（Check）的好习惯。
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发表于 2009-11-10 09:09:28
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